Foto Copy Ijazah Legalisir Aman?

Setiap tahun, jutaan lulusan menjalani ritual yang sama: fotokopi ijazah, antre di sekolah untuk minta tanda tangan kepala sekolah dan stempel, lalu antre lagi karena kepala sekolahnya sedang tidak ada. Satu lembar legalisir yang dibutuhkan untuk melamar kerja bisa memakan setengah hari.

Tapi ada perubahan signifikan yang mulai berlaku 2025 yang banyak orang , termasuk staf HRD yang menerima berkas lamaran , belum tahu.

Permendikbudristek No. 58 Tahun 2024 tentang Ijazah Jenjang Pendidikan Dasar dan Menengah menyatakan sesuatu yang mengejutkan: fotokopi ijazah dapat digunakan tanpa legalisir, selama tidak dipersyaratkan secara khusus oleh pihak penerima. Dan untuk e-Ijazah yang ditandatangani dengan TTE Tersertifikasi, stempel sekolah sama sekali tidak diperlukan.

Ini bukan penghapusan legalisir sepenuhnya. Tapi perubahan ini secara signifikan mengurangi kebutuhan antre berjam-jam untuk secarik tanda tangan dan cap , dan membuka era di mana keaslian ijazah bisa diverifikasi secara mandiri tanpa harus menelepon sekolah asal.

• Instagram
• LinkedIn
• YouTube
• WhatsApp
• Mail

Apa Itu Legalisir Ijazah dan Mengapa Selama Ini Diperlukan

Legalisir ijazah adalah proses pengesahan fotokopi ijazah oleh pejabat yang berwenang , biasanya kepala sekolah atau pejabat dinas pendidikan , yang menyatakan bahwa fotokopi tersebut sesuai dengan aslinya. Pihak penerima (perusahaan, universitas, instansi pemerintah) mensyaratkan legalisir karena mereka tidak bisa memverifikasi keaslian ijazah asli yang dibawa pelamar secara mandiri.

Problemnya: proses legalisir mengandalkan kepercayaan pada tanda tangan dan stempel fisik yang sebenarnya cukup mudah dipalsukan. Stempel sekolah bisa dibuat di toko percetakan, tanda tangan kepala sekolah bisa discan dan ditempel. Paradoksnya, sistem yang dirancang untuk memverifikasi keaslian justru tidak punya mekanisme verifikasi yang kuat terhadap dirinya sendiri.

Di sinilah e-Ijazah dengan TTE Tersertifikasi memutus lingkaran ini. Keaslian tidak lagi bergantung pada stempel fisik yang bisa dipalsukan, tapi pada kriptografi digital yang tidak bisa direplikasi , dan bisa diverifikasi oleh siapapun secara mandiri.

Yang Berubah Sejak Permendikbudristek No. 58 Tahun 2024

Ini perubahan konkret yang perlu dipahami lulusan, sekolah, dan pihak penerima dokumen:

📋  Perubahan Kunci Permendikbudristek No. 58/2024 1. Fotokopi ijazah BISA digunakan tanpa legalisir , kecuali jika pihak penerima secara khusus mensyaratkannya 2. e-Ijazah dengan TTE Tersertifikasi TIDAK perlu stempel sekolah , TTE menggantikan fungsi stempel 3. Sekolah yang menerbitkan e-Ijazah ber-TTE WAJIB memberikan dokumen elektronik kepada pemilik ijazah 4. Jika legalisir tetap diperlukan, HANYA kepala sekolah yang berwenang melakukannya 5. Nomor Ijazah Nasional (15 digit) diterbitkan melalui sistem Kementerian , tidak bisa dibuat sembarangan 6. Ijazah dengan TTE bisa diverifikasi mandiri via tautan/QR code dari sistem Kemendikbud

Satu implikasi yang sering dilewatkan: untuk e-Ijazah, tidak ada lagi prosedur ‘minta cap stempel’. Karena TTE Tersertifikasi sudah memiliki kekuatan hukum setara akta otentik berdasarkan Pasal 11 UU ITE No. 11/2008 jo. No. 1/2024, menambahkan stempel fisik di atas dokumen yang sudah ber-TTE justru tidak diperlukan dan bahkan bisa menimbulkan kerancuan.

Perbandingan Ijazah Fisik vs e-Ijazah: Bedanya Nyata

Aspek	Ijazah Fisik (Tanda Tangan Basah)	e-Ijazah (TTE Tersertifikasi)
Pengesahan	Tanda tangan basah + stempel wajib	TTE Tersertifikasi , stempel tidak diperlukan
Legalisir fotokopi	Perlu legalisir kepala sekolah jika diminta pihak penerima	Bisa digantikan tautan validasi resmi dari sistem Kemendikbud
Risiko hilang/rusak	Tinggi , dokumen fisik rentan hilang, terbakar, atau banjir	Rendah , tersimpan di sistem, bisa dicetak ulang
Pemalsuan	Lebih mudah dipalsukan (stempel dan tanda tangan bisa direplikasi)	Sulit dipalsukan , TTE kriptografis tidak bisa direplikasi
Verifikasi	Penerima harus menghubungi sekolah secara manual	Bisa diverifikasi mandiri via QR code atau sistem Kemendikbud
Penerbitan ulang jika hilang	Proses panjang , penggantian ijazah butuh waktu dan prosedur ketat	Dokumen elektronik bisa diunduh ulang dari sistem
Pengiriman jarak jauh	Harus dikirim fisik via pos atau kurir	Bisa dikirim secara digital dalam hitungan detik

Yang perlu diperhatikan oleh lulusan dengan ijazah lama (sebelum era e-Ijazah): perubahan ini tidak secara otomatis berlaku surut. Ijazah fisik yang diterbitkan sebelum sistem e-Ijazah berjalan tetap menggunakan mekanisme legalisir konvensional. Perubahan besar ini berlaku untuk ijazah yang diterbitkan melalui sistem baru mulai tahun ajaran 2024/2025.

Kapan Legalisir Masih Diperlukan , dan Siapa yang Berwenang

Meski tidak lagi wajib secara umum, ada situasi di mana legalisir tetap diperlukan:

• Instansi yang secara eksplisit mensyaratkan legalisir dalam persyaratan administrasi mereka , misalnya beberapa kementerian atau lembaga pemerintah yang belum memperbarui prosedur
• Perguruan tinggi tertentu yang mensyaratkan legalisir ijazah SMA untuk proses penerimaan mahasiswa baru
• Keperluan luar negeri , untuk apostille atau legalisir internasional, ada prosedur terpisah yang melibatkan Kementerian Luar Negeri dan Kedutaan negara tujuan
• Beberapa perusahaan yang belum memperbarui prosedur HR mereka dan masih mensyaratkan legalisir basah

Jika legalisir diperlukan, Permendikbudristek No. 58/2024 menetapkan dengan tegas: hanya kepala sekolah yang berwenang melakukan legalisir. Bukan wali kelas, bukan staf TU, bukan guru. Dan legalisir dilakukan dengan tanda tangan kepala sekolah di atas fotokopi ijazah , bukan stempel saja, tapi tanda tangan yang mengkonfirmasi fotokopi sesuai asli.

Cara Legalisir Ijazah yang Benar Jika Masih Diperlukan

Untuk Ijazah Fisik Biasa

• Fotokopi ijazah asli dalam kualitas yang jelas dan terbaca
• Bawa fotokopi beserta ijazah asli ke sekolah penerbit
• Kepala sekolah mencocokkan dengan asli dan menandatangani fotokopi
• Untuk ijazah fisik (tanda tangan basah), stempel sekolah ditambahkan bersamaan dengan tanda tangan
• Jumlah rangkap legalisir sesuai kebutuhan , tapi setiap lembar harus ditandatangani dan distempel

Untuk e-Ijazah yang Perlu Dilegalisir

Ini situasi yang agak paradoks: jika e-Ijazah ber-TTE Tersertifikasi sudah memiliki kekuatan hukum penuh, mengapa perlu dilegalisir lagi? Jawabannya: seharusnya tidak perlu. Tapi jika pihak penerima belum familier dengan sistem e-Ijazah dan tetap meminta legalisir, solusinya adalah:

• Cetak e-Ijazah dalam format PDF yang ada QR code-nya
• Arahkan penerima untuk memverifikasi langsung via QR code atau portal Kemendikbud , ini lebih kuat dari legalisir basah
• Jika tetap diperlukan legalisir fisik: kepala sekolah bisa menandatangani cetakan e-Ijazah, tapi perlu dipahami bahwa ini sedikit paradoksal karena dokumen digitalnya sudah lebih kuat

Untuk Keperluan Luar Negeri: Apostille

Indonesia bergabung dengan Konvensi Apostille sejak 4 Juni 2022. Apostille adalah bentuk legalisir internasional yang diakui di semua negara anggota konvensi , lebih sederhana dari prosedur legalisir luar negeri sebelumnya yang harus melalui banyak tahap. Untuk memperoleh apostille:

• Ijazah harus terlebih dahulu dilegalisir di tingkat sekolah dan dinas pendidikan
• Kementerian Luar Negeri menerbitkan apostille sebagai tahap akhir
• Tidak perlu lagi melalui KBRI negara tujuan untuk negara-negara anggota Konvensi Apostille

Yang Harus Diketahui HRD saat Menerima Ijazah Digital

Di sisi penerima dokumen, ada penyesuaian pola kerja yang perlu dilakukan. Seorang pelamar yang menyerahkan e-Ijazah tanpa legalisir fisik bukan berarti ia tidak memenuhi persyaratan , justru sebaliknya, ijazah digitalnya mungkin lebih mudah diverifikasi keasliannya dari ijazah fisik berlegalisir.

Cara memverifikasi e-Ijazah yang diterima:

• Minta pelamar mengirimkan file PDF e-Ijazah (bukan scan atau foto)
• Pindai QR code yang ada di dokumen , hasilnya akan menampilkan informasi valid dari sistem Kemendikbud
• Atau minta link validasi resmi dari sistem Kemendikbud yang bisa langsung dikunjungi
• Cek Nomor Ijazah Nasional (15 digit) melalui portal verifikasi yang disediakan Kementerian

Proses ini jauh lebih andal dari memeriksa stempel fisik yang bisa dipalsukan. Dan lebih cepat dari menelepon sekolah asal untuk konfirmasi.

Mengapa Perubahan Ini Lebih dari Sekadar Efisiensi

Setiap tahun, kasus ijazah palsu muncul di Indonesia , dari ijazah yang digunakan untuk melamar CPNS hingga untuk mendaftar ke perguruan tinggi. Kemendikbud mencatat, penerbitan ijazah melalui sistem Kementerian dengan Nomor Ijazah Nasional yang unik adalah salah satu alasan utama digitalisasi ini didorong , karena nomor itu hanya bisa diterbitkan oleh sistem resmi, tidak bisa dibuat sembarangan.

Dengan TTE Tersertifikasi dari PSrE yang diakui Komdigi, setiap ijazah memiliki digital signature yang terikat ke identitas kepala sekolah yang menandatangani , tidak bisa dipindahkan ke dokumen lain, tidak bisa dimodifikasi tanpa terdeteksi. Ini sistem antipalsu yang jauh lebih kuat dari stempel karet yang selama ini diandalkan.

Sekolah dan Satuan Pendidikan: Cara Mulai Menerbitkan e-Ijazah

Bagi operator sekolah yang sedang mempersiapkan penerbitan e-Ijazah:

• Pastikan kepala sekolah sudah memiliki TTE Tersertifikasi dari PSrE yang diakui Komdigi , tanpa ini, e-Ijazah tidak bisa diterbitkan secara sah
• Validasi data siswa di Dapodik terlebih dahulu , Nomor Ijazah Nasional diterbitkan berdasarkan data yang sudah tervalidasi
• Gunakan format ijazah yang sudah disediakan Kemendikbud , diunduh melalui sistem daring, bukan template buatan sendiri
• Setelah e-Ijazah diterbitkan, wajib memberikan dokumen elektronik kepada setiap siswa , bukan hanya salinan cetak
• Simpan arsip dokumen elektronik sesuai ketentuan Pasal 8 Permendikbudristek No. 58/2024

Untuk kepala sekolah yang belum memiliki TTE Tersertifikasi, proses pendaftaran bisa dilakukan melalui Xignature sebagai PSrE yang diakui Komdigi. Proses verifikasi identitas dilakukan secara digital melalui e-KYC , tidak perlu hadir di kantor PSrE.

Legalisir Memang Butuh Waktu , Tapi Keaslian Tidak Harus Bergantung Padanya

Perubahan yang dibawa Permendikbudristek No. 58/2024 bukan berarti legalisir hilang sepenuhnya. Ia masih relevan untuk situasi tertentu, dan masih dilakukan oleh kepala sekolah sebagai satu-satunya pihak yang berwenang.

Yang berubah adalah paradigmanya: keaslian ijazah tidak lagi hanya bisa dibuktikan melalui stempel fisik dan tanda tangan manual yang bisa dipalsukan. Dengan e-Ijazah ber-TTE Tersertifikasi, keaslian bisa diverifikasi oleh siapapun, kapanpun, dari mana saja , tanpa harus mengantre di ruang tata usaha sekolah.

Untuk institusi pendidikan yang ingin mulai menerbitkan e-Ijazah dengan TTE Tersertifikasi, atau kepala sekolah yang belum memiliki sertifikat digital, mulai proses di xignature.co.id/demo.

FAQ: Fotokopi Ijazah dan Legalisir Digital