Legalisir Adalah Apa? Dasar Hukum, Caranya, dan Kapan Tidak Perlu Lagi
Ringkasan – Banyak orang masih antre berjam-jam untuk melegalisir dokumen yang sebenarnya sudah tidak perlu dilegalisir. Artikel ini membahas apa itu legalisir, siapa yang berwenang, dasar hukumnya, legalisir untuk luar negeri lewat apostille, dan dokumen apa saja yang kini cukup diverifikasi secara elektronik.
Raka, lulusan baru yang sedang gencar melamar kerja, datang pagi-pagi ke sekolah lamanya membawa sepuluh lembar fotokopi ijazah, ditambah fotokopi kartu keluarga dan akta kelahiran yang ia kira juga wajib dicap. Ijazahnya memang dilegalisir hari itu. Tapi petugas menolak mengurus KK dan akta lahirnya, karena keduanya sudah ber-QR code dan tanda tangan elektronik sehingga bisa dicek langsung keasliannya. Raka pulang dengan satu pertanyaan, sebenarnya legalisir adalah apa, dan kapan masih dibutuhkan?
Legalisir Adalah Pengesahan Salinan Dokumen
Dalam bahasa baku, istilah yang benar adalah legalisasi, sedangkan legalisir adalah sebutan sehari-hari untuk hal yang sama. Untuk ijazah, Permendikbud Nomor 29 Tahun 2014 mendefinisikan pengesahan sebagai penandatanganan dan pengecapan fotokopi setelah dicocokkan dengan dokumen aslinya. Bayangkan petugas gerbang konser yang mencocokkan tiket dengan KTP lalu memberi cap di tangan Anda. Cap itu tidak menciptakan tiket baru, hanya menyatakan bahwa yang Anda bawa sudah dicek dan sesuai aslinya.
Ada satu makna lain yang sering tertukar. Di dunia kenotariatan, legalisasi notaris berdasarkan Pasal 15 ayat (2) huruf a UU Jabatan Notaris berarti mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan yang ditandatangani di hadapan notaris. Jadi yang disahkan bukan fotokopinya, melainkan tanda tangan para pihak dan tanggal penandatanganannya.
Siapa yang Berwenang Melegalisir
Untuk ijazah dan surat keterangan pengganti ijazah, pengesahan dilakukan oleh kepala satuan pendidikan yang menerbitkannya. Kalau sekolahnya sudah tutup, kewenangan itu beralih ke kepala dinas pendidikan kabupaten atau kota. Permendikbud 29/2014 tidak mengatur tarif, dan sejumlah dinas menetapkan layanan ini gratis, misalnya standar pelayanan Dikpora Kabupaten Magetan yang mencantumkan biaya nihil dengan waktu proses sekitar 10 menit. Dokumen lain mengikuti instansi penerbitnya, misalnya transkrip oleh kampus atau dokumen kependudukan lama oleh Dinas Dukcapil.
Legalisir untuk Luar Negeri Kini Cukup Apostille
Dulu, dokumen untuk kuliah atau bekerja di luar negeri harus melewati rantai legalisasi berlapis, dari instansi penerbit, kementerian terkait, Kementerian Luar Negeri, sampai kedutaan negara tujuan. Sejak Indonesia meratifikasi Konvensi Apostille lewat Perpres Nomor 2 Tahun 2021, rantai itu dipangkas. Ditjen AHU meluncurkan layanan apostille pada 14 Juni 2022, sehingga legalisasi cukup satu langkah dan dokumen bisa langsung dipakai di negara-negara pihak konvensi, yang saat peluncuran berjumlah 121 negara. Untuk negara yang bukan pihak konvensi, jalur legalisasi lama masih berlaku.
Tidak Semua Dokumen Perlu Dilegalisir Lagi
Ada anggapan bahwa dokumen tanpa cap basah otomatis kurang resmi. Faktanya justru sebaliknya. Pemerintah Provinsi Jawa Tengah menjelaskan bahwa dokumen kependudukan yang terbit sejak 2019, seperti KK, akta kelahiran, akta kematian, dan akta perkawinan, sudah memakai tanda tangan elektronik dan QR code, sehingga tidak perlu dilegalisasi. Keasliannya bisa diperiksa langsung, bukan lewat cap pada fotokopi. Hanya dokumen lama yang masih bertanda tangan basah yang tetap perlu dilegalisasi.
Logika yang sama berlaku untuk dokumen perusahaan. Cap legalisir pada fotokopi sebenarnya cukup mudah ditiru, sedangkan dokumen yang ditandatangani dengan TTE Tersertifikasi membawa identitas penanda tangan dan akan menunjukkan setiap perubahan isi setelah ditandatangani. Dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Xignature, surat keterangan, sertifikat pelatihan, atau dokumen HR bisa diverifikasi penerimanya kapan saja tanpa harus dicetak, difotokopi, lalu dicap ulang.
Tips Supaya Legalisir Tidak Bolak-Balik
Bawa dokumen asli, karena petugas harus mencocokkan fotokopi dengan aslinya. Fotokopi dengan ukuran asli dan hasil yang jelas, tanpa bagian terpotong. Tanyakan dulu ke instansi tujuan berapa lembar yang dibutuhkan dan apakah salinan elektronik ber-QR sudah diterima, supaya Anda tidak melegalisir dokumen yang sebenarnya tidak diminta. Untuk keperluan luar negeri, cek apakah negara tujuan termasuk pihak Konvensi Apostille sebelum memilih jalur legalisasi.
Masih Mengandalkan Cap Basah untuk Membuktikan Keaslian?
Terbitkan dokumen perusahaan yang bisa diverifikasi kapan saja tanpa legalisir ulang. Mulailah gunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang sah dan diakui negara sekarang juga.
Konsultasi Gratis dengan XignaturePertanyaan yang Sering Diajukan
Legalisir adalah pengesahan fotokopi dokumen dengan tanda tangan dan cap pejabat berwenang setelah dicocokkan dengan dokumen aslinya.
Legalisir mengesahkan salinan dokumen, sedangkan legalisasi notaris mengesahkan tanda tangan dan tanggal surat di bawah tangan sesuai Pasal 15 ayat (2) UU Jabatan Notaris.
Kepala dinas pendidikan kabupaten atau kota, sesuai Permendikbud Nomor 29 Tahun 2014.
Permendikbud 29/2014 tidak mengatur tarif. Sejumlah dinas pendidikan menetapkan layanan ini gratis, jadi tanyakan langsung ke instansi penerbit.
Dokumen kependudukan yang terbit sejak 2019 sudah bertanda tangan elektronik dan ber-QR code, sehingga tidak perlu dilegalisir. Dokumen lama bertanda tangan basah tetap perlu.
Apostille adalah legalisasi satu langkah untuk dokumen yang dipakai di negara pihak Konvensi Apostille, dilayani Ditjen AHU sejak Juni 2022.
Referensi
- Permendikbud Nomor 29 Tahun 2014 tentang Pengesahan Fotokopi Ijazah — Peraturan.go.id
- Perbedaan Legalisasi dan Waarmerking — Hukumonline
- Standar Pelayanan Legalisir Ijazah — Dikpora Kabupaten Magetan
- Luncurkan Layanan Apostille, Kemenkumham Pangkas Proses Legalisasi Dokumen — Ditjen AHU
- Dokumen Kependudukan Tak Perlu Dilegalisasi — Pemprov Jawa Tengah
