Cara Membuat Surat Pernyataan Perjanjian yang Sah
Bayangkan ini: Anda sudah bersusah payah menyusun perjanjian bisnis selama berminggu-minggu. Draf sudah matang, disepakati kedua pihak, ditandatangani di atas kertas bermaterai. Lalu, beberapa bulan kemudian, mitra Anda tiba-tiba menyangkal isi perjanjian , mengklaim bahwa ada klausul yang “berbeda” dari yang ia ingat.
Seandainya surat itu disimpan dalam format digital yang tidak bisa dimanipulasi, skenario nightmare itu tidak akan terjadi.
Inilah realita yang dihadapi jutaan pelaku UMKM, freelancer, HRD, dan masyarakat umum setiap harinya. Mereka tahu cara mengetik perjanjian di Microsoft Word, tapi belum tahu cara mengunci validitas hukumnya agar tidak bisa disangkal di kemudian hari.
Panduan ini hadir untuk menjawab dua hal sekaligus: (1) bagaimana menyusun struktur draf surat pernyataan perjanjian yang benar, dan (2) bagaimana cara mengamankannya secara digital agar sah di mata hukum Indonesia , termasuk di bawah naungan UU ITE No. 11 Tahun 2008 jo. UU No. 19 Tahun 2016 dan PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Apa Itu Surat Pernyataan Perjanjian?
Secara sederhana, surat pernyataan perjanjian adalah dokumen tertulis yang memuat kesepakatan antara dua pihak atau lebih untuk melakukan , atau tidak melakukan , sesuatu. Dalam bahasa hukum, ini merupakan bentuk dari perjanjian perdata yang diatur dalam
Pasal 1313 KUH Perdata: “Suatu persetujuan adalah suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang lain atau lebih.”
Bedanya dengan kontrak formal yang melibatkan notaris, surat pernyataan perjanjian lebih fleksibel dan bisa dibuat di bawah tangan , artinya tidak memerlukan pengesahan notaris, asalkan syarat sahnya terpenuhi.
Kapan Surat Ini Dibutuhkan?
Berikut beberapa situasi umum yang membutuhkan dokumen ini:
- Perjanjian jual-beli aset (kendaraan, properti, peralatan usaha)
- Kontrak kerja sama antara UMKM dengan vendor atau mitra distribusi
- Perjanjian sewa-menyewa kos, ruko, atau gudang
- Pakta integritas karyawan baru di lingkungan perusahaan
- Kesepakatan pembayaran cicilan atau pelunasan utang piutang
- Kontrak lepas (freelance) antara klien dan kontraktor
Syarat Sah Perjanjian Menurut Hukum Indonesia
Sebelum bicara format, penting untuk memahami fondasi hukumnya. Berdasarkan
Pasal 1320 KUH Perdata, ada 4 syarat sahnya sebuah perjanjian:
- Kesepakatan para pihak yang mengikatkan diri
- Kecakapan untuk membuat suatu perikatan (dewasa dan tidak di bawah pengampuan)
- Suatu hal tertentu (objek perjanjian jelas)
- Suatu sebab yang halal (tidak bertentangan dengan undang-undang, kesusilaan, atau ketertiban umum)
Dua syarat pertama menyangkut subjek hukumnya (siapa yang berjanji), dua syarat terakhir menyangkut objek perjanjiannya (apa yang diperjanjikan). Jika keempatnya terpenuhi, perjanjian tersebut mengikat secara hukum.
Struktur dan Format Draf Surat Pernyataan Perjanjian yang Benar
Kini kita masuk ke bagian praktis. Berikut adalah struktur standar sebuah surat pernyataan perjanjian yang baik dan benar:
1. Judul Dokumen
Tulis judul yang jelas, misalnya: SURAT PERJANJIAN KERJA SAMA USAHA atau SURAT PERNYATAAN PERJANJIAN JUAL BELI. Gunakan huruf kapital dan letakkan di tengah halaman.
2. Nomor dan Tanggal Surat
Cantumkan nomor dokumen (untuk keperluan pengarsipan) dan tanggal pembuatan surat. Contoh: No. 001/PKS/VII/2025 | Jakarta, 15 Juli 2025.
3. Identitas Para Pihak
Bagian ini memuat data lengkap setiap pihak yang terlibat:
- Nama lengkap sesuai KTP
- Nomor identitas (NIK / Nomor Paspor)
- Jabatan atau kapasitas hukum (pribadi, direktur PT, dsb.)
- Alamat domisili atau alamat perusahaan
Masing-masing pihak biasanya disebut sebagai PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA untuk memudahkan referensi di klausul-klausul selanjutnya.
4. Konsiderans (Latar Belakang Perjanjian)
Bagian pendek yang menjelaskan mengapa perjanjian ini dibuat. Biasanya diawali dengan kata “Bahwa…” dan menjelaskan konteks kesepakatan secara singkat.
5. Isi Perjanjian / Pasal-Pasal
Inilah inti dokumen. Susun dalam pasal-pasal (Pasal 1, Pasal 2, dst.) yang mencakup:
- Objek perjanjian (apa yang disepakati)
- Hak dan kewajiban masing-masing pihak
- Nilai transaksi dan mekanisme pembayaran (jika ada)
- Jangka waktu atau durasi perjanjian
- Mekanisme penyelesaian sengketa
- Klausul kerahasiaan (jika diperlukan)
- Ketentuan pengakhiran perjanjian
Tip profesional: hindari klausul yang ambigu. Gunakan bahasa yang tegas dan spesifik. Alih-alih menulis “pembayaran dilakukan segera”, tulis “pembayaran dilakukan paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sejak invoice diterima”.
6. Ketentuan Penutup
Mencakup pernyataan bahwa perjanjian dibuat dengan itikad baik, jumlah rangkap dokumen, dan penggunaan hukum yang berlaku (hukum Indonesia).
7. Tanda Tangan dan Materai
Dokumen ditandatangani oleh seluruh pihak di atas materai senilai Rp10.000 (sesuai UU No. 10 Tahun 2021 tentang Bea Materai). Cantumkan nama terang, tanggal, dan jabatan.
Panduan Praktis: Cara Membuat Surat Pernyataan Perjanjian yang Sah Secara Digital
Berikut adalah langkah-langkah lengkapnya, dari menyusun draf hingga mengunci legalitasnya:
Langkah 1 , Susun Draf di Word
Gunakan template perjanjian perdata yang sudah teruji. Anda bisa mencari referensi contoh surat perjanjian perdata PDF dari sumber tepercaya seperti situs resmi pengadilan atau lembaga hukum. Pastikan semua 7 elemen struktur yang sudah dibahas di atas sudah tercakup.
Langkah 2 , Review dan Finalisasi Isi
Bacakan kembali setiap klausul bersama pihak yang terlibat. Pastikan tidak ada interpretasi ganda. Jika transaksinya besar atau berisiko tinggi, konsultasikan dengan konsultan hukum atau notaris.
Langkah 3 , Cara Merubah Word ke PDF
Sebelum ditandatangani secara digital, dokumen harus dikonversi ke format PDF agar isinya “terkunci” secara format. Caranya:
- Di Microsoft Word: File → Save As → pilih format PDF
- Menggunakan layanan online gratis seperti
- Di Google Docs: File → Download → PDF Document (.pdf)
Setelah dalam format PDF, dokumen siap untuk ditandatangani secara digital.
Langkah 4 , Gunakan Aplikasi Tanda Tangan Digital Kominfo-Tersertifikasi
Ini adalah langkah terpenting. Gunakan platform yang terdaftar sebagai PSrE di Kementerian Komunikasi dan Digital untuk mendapatkan legalitas penuh.
Xignature adalah salah satu platform tanda tangan elektronik tersertifikasi yang memudahkan proses ini. Dengan Xignature, Anda bisa:
- Mengunggah dokumen PDF perjanjian Anda
- Mengundang semua pihak untuk menandatangani secara digital
- Mendapatkan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang sah secara hukum
- Menyimpan dokumen di cloud dengan enkripsi tingkat enterprise
- Melacak status penandatanganan secara real-time
Prosesnya bisa dilakukan sepenuhnya secara remote , tidak perlu bertatap muka. Sangat ideal untuk UMKM yang bermitra dengan klien di luar kota, atau HRD yang mengurus perjanjian kerja untuk karyawan di berbagai cabang. Kunjungi xignature.co.id untuk memulai.
Langkah 5 , Distribusikan dan Arsipkan
Setelah semua pihak menandatangani, platform akan menghasilkan dokumen PDF final yang sudah tertanam tanda tangan digital tersertifikasi. Simpan di:
- Cloud storage terenkripsi (bawaan platform seperti Xignature)
- Email arsip internal perusahaan
- Google Drive atau OneDrive yang diproteksi password
Legalitas Dokumen Digital: Seberapa Kuat di Mata Hukum?
Masih ada yang ragu: “Kalau ada sengketa, apakah hakim mau menerima tanda tangan digital sebagai bukti?”
Jawabannya: Ya, sangat kuat , bahkan lebih kuat dari tanda tangan basah dalam banyak kasus.
Berikut dasar hukumnya:
- Pasal 5 UU ITE: Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik adalah alat bukti hukum yang sah.
- Pasal 11 UU ITE: Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah.
- Pasal 1 angka 12 UU ITE: Sertifikat elektronik yang dikeluarkan PSrE menjadi penjamin otentisitas identitas penandatangan.
Selain itu, dokumen dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki audit trail yang lengkap: kapan dokumen dibuat, kapan dan dari IP address mana setiap pihak menandatangani, dan apakah ada perubahan pasca-penandatanganan. Data ini bisa menjadi bukti yang sangat kuat di pengadilan.
Untuk referensi lebih lanjut, lihat artikel terbaru dari Hukumonline tentang keabsahan tanda tangan elektronik dan panduan resmi dari BSSN (Badan Siber dan Sandi Negara).
Siap Mengamankan Dokumen Perusahaan Anda?
Jangan biarkan bisnis Anda terpapar risiko hukum dan pemalsuan. Mulailah gunakan sertifikat digital yang sah dan diakui negara sekarang juga.
Kesimpulan
Membuat surat pernyataan perjanjian yang sah bukan sekadar mengetik kata-kata di Word dan mencetak di atas kertas bermaterai. Di era digital ini, itu baru setengah pekerjaan.
Separuh lainnya , dan yang justru lebih penting , adalah mengunci validitas hukumnya menggunakan infrastruktur tanda tangan elektronik tersertifikasi dari PSrE yang diakui pemerintah.
Dengan menggabungkan struktur draf yang benar + tanda tangan digital tersertifikasi, Anda mendapatkan dokumen yang:
- Sah di mata hukum Indonesia (UU ITE, PP 71/2019)
- Tidak bisa dimanipulasi secara sepihak
- Memiliki audit trail yang bisa digunakan sebagai bukti di pengadilan
- Bisa ditandatangani dari mana saja, tanpa tatap muka
- Tersimpan aman di cloud dengan enkripsi tingkat enterprise
Platform seperti Xignature hadir untuk memastikan semua ini bisa Anda lakukan dengan mudah , bahkan jika Anda bukan ahli hukum atau ahli teknologi sekalipun.
FAQ: Pertanyaan yang Sering Diajukan
Surat pernyataan umumnya bersifat satu arah , satu pihak menyatakan sesuatu (misalnya pernyataan tidak terlibat tindak pidana). Surat perjanjian bersifat dua arah atau lebih , ada kesepakatan dan kewajiban yang mengikat semua pihak yang terlibat. Dalam praktik sehari-hari, istilah “surat pernyataan perjanjian” sering mengacu pada dokumen yang menggabungkan keduanya.
Tidak harus. Perjanjian di bawah tangan , tanpa notaris , tetap sah secara hukum asalkan memenuhi 4 syarat sahnya perjanjian dalam Pasal 1320 KUH Perdata. Notaris diperlukan hanya untuk akta otentik (seperti jual beli tanah atau pendirian PT). Dengan tanda tangan digital tersertifikasi, kekuatan hukum perjanjian di bawah tangan menjadi jauh lebih kuat.
Gunakan platform tanda tangan elektronik tersertifikasi seperti Xignature. Upload dokumen PDF, masukkan email semua pihak, dan mereka bisa menandatangani dari mana saja menggunakan sertifikat digital mereka. Dokumen final otomatis terdistribusi ke semua pihak dan tersimpan aman.
Ya. Berdasarkan Pasal 5 dan Pasal 11 UU ITE, tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang sah dan dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan. Bahkan, dokumen digital memiliki keunggulan tambahan berupa audit trail yang tidak dimiliki dokumen fisik. Pelajari lebih lanjut di situs resmi BSSN.