Scanner Dokumen Itu Sah Secara Hukum atau Tidak? Ini Jenis dan Cara Memilihnya
Ringkasan – Banyak kantor merasa urusan dokumen beres begitu kertas sudah di-scan, padahal hasil scan punya batas sebagai bukti hukum. Artikel ini membahas jenis scanner dan cara memilihnya, resolusi yang disarankan, kapan hasil scan diakui sebagai alat bukti, dan kapan dokumen tetap butuh tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Ratna, staf admin di sebuah perusahaan distribusi, merasa sudah bekerja rapi. Kontrak kerja sama yang baru ditandatangani basah ia pindai dengan scanner kantor, jadikan PDF, lalu kirim ke mitra lewat email. Dua hari kemudian mitra membalas dengan satu pertanyaan yang membuatnya diam, yaitu kenapa yang dikirim cuma gambar dan di mana tanda tangan yang bisa diverifikasi. Ratna baru paham bahwa memindahkan kertas ke layar itu satu hal, sedangkan membuat dokumen itu bisa dipercaya adalah hal lain.
Scanner Itu Apa dan Bagaimana Cara Kerjanya
Scanner adalah perangkat yang mengubah dokumen fisik menjadi file digital dengan membaca permukaan kertas memakai sensor cahaya. Bayangkan mesin fotokopi yang tidak mengeluarkan kertas, melainkan menyimpan hasilnya sebagai berkas yang bisa dikirim, dicari, dan diarsipkan. Kualitas hasil bergantung pada resolusi, sensor, dan cara dokumen diletakkan. Untuk kebutuhan kantor, ada empat jenis yang paling sering dipakai.
| Jenis | Cocok untuk | Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|---|---|
| Flatbed | Buku, foto, kertas rapuh, dokumen tebal | Hasil paling detail dan bisa memindai berbagai bahan | Lambat kalau dokumennya banyak |
| Sheet-fed (ADF) | Tumpukan dokumen kantor dan arsip massal | Cepat dan bisa memindai dua sisi sekaligus | Kurang cocok untuk kertas rapuh atau buku |
| Portabel | Pekerja lapangan, kwitansi, kartu | Ringan dan mudah dibawa | Area pindai terbatas |
| Aplikasi scan di ponsel | Dokumen sederhana dan kebutuhan sesekali | Praktis, tanpa alat tambahan | Kualitas bergantung cahaya dan ada risiko data di aplikasi gratis |
Soal resolusi, banyak orang memakai angka sembarang. Padahal materi digitalisasi arsip Arsip Nasional RI menyebut 300 dpi dengan kedalaman warna 24 bit sebagai standar, memakai format TIFF untuk preservasi dan JPG atau PDF/A untuk akses. Angka yang jauh lebih rendah membuat teks kecil sulit dibaca, sedangkan angka yang terlalu tinggi hanya membuat file membengkak tanpa manfaat berarti untuk dokumen teks.
Apakah Hasil Scan Sah Secara Hukum
Jawabannya bisa, dengan batas yang jelas. Untuk dokumen perusahaan, UU Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan menyatakan dalam Pasal 15 ayat (1) bahwa dokumen yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah, sebagaimana dibahas dalam ulasan Hukumonline tentang pengakuan alat bukti elektronik. Di level yang lebih umum, UU Nomor 11 Tahun 2008 mendefinisikan Dokumen Elektronik sebagai setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk digital, optikal, atau sejenisnya, dan UU Nomor 19 Tahun 2016 menegaskan bahwa informasi dan dokumen elektronik diakui sebagai alat bukti yang sah. Jadi file hasil scan layak dijadikan bukti.
Tapi diakui sebagai alat bukti tidak sama dengan otomatis meyakinkan. Nilai pembuktiannya tetap bisa diuji, terutama soal keaslian dan siapa yang membuatnya. Di sinilah hasil scan sering goyah, karena sebuah gambar tanda tangan basah di PDF bisa disalin, dipindahkan, atau diedit tanpa jejak.
Scan Itu Salinan, Bukan Bukti Penandatangan
Ada yang berpendapat, selama scanner-nya bagus dan resolusinya tinggi, hasilnya sudah setara aslinya. Argumen itu benar untuk kualitas gambar, tapi keliru untuk urusan kepercayaan. Scanner hanya merekam tampilan kertas, tidak merekam siapa yang menandatangani dan tidak mengunci isi dokumen setelahnya. Siapa pun bisa mengganti satu halaman lalu menyimpannya kembali sebagai PDF yang tampak sama. Untuk dokumen yang berdampak hukum seperti kontrak, surat kuasa, atau perjanjian kerja, cara yang lebih kuat adalah menandatangani langsung secara digital. Dengan TTE Tersertifikasi dari Xignature, identitas penandatangan diverifikasi lewat e-KYC dan setiap perubahan isi setelah ditandatangani akan terdeteksi, jadi dokumen tidak perlu dicetak lalu dipindai ulang sama sekali.
Tips Scan yang Rapi dan Aman
Letakkan dokumen lurus dan bersihkan kaca scanner supaya tidak ada bercak yang ikut terekam. Simpan dalam format PDF, dan pilih PDF/A kalau berkas akan diarsipkan dalam jangka panjang. Beri nama file yang konsisten, misalnya jenis dokumen, pihak, dan tanggal. Hindari mengunggah dokumen sensitif seperti KTP, kontrak, atau slip gaji ke situs dan aplikasi scan gratis yang tidak jelas pengelolanya, karena datanya bisa tersimpan di server pihak lain. Setelah selesai, hapus salinan sementara di ponsel atau komputer bersama.
Dokumen Sudah Di-scan, Tapi Siapa yang Menyetujuinya?
Hasil scan bisa disalin dan diubah siapa saja. Amankan dokumen penting Anda dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang bisa diverifikasi kapan pun.
Konsultasi Gratis dengan XignaturePertanyaan yang Sering Diajukan
Scanner adalah perangkat yang mengubah dokumen fisik seperti kertas, foto, atau kartu menjadi file digital lewat sensor cahaya.
Fotokopi menghasilkan salinan di kertas, sedangkan scanner menghasilkan file digital yang bisa disimpan, dicari, dan dikirim tanpa dicetak.
Standar digitalisasi arsip Arsip Nasional RI menyebut 300 dpi dengan kedalaman warna 24 bit, cukup untuk dokumen teks.
Bisa. UU Dokumen Perusahaan Pasal 15 ayat (1) dan UU ITE mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti, tapi keaslian dan pembuatnya tetap bisa diuji.
Tidak. Scan tanda tangan hanya gambar yang mudah disalin, sedangkan tanda tangan elektronik tersertifikasi terikat pada identitas penandatangan dan keutuhan dokumen.
PDF untuk penggunaan sehari-hari, PDF/A untuk arsip jangka panjang, dan TIFF kalau dibutuhkan untuk preservasi menurut pedoman arsip nasional.
