Cara Aman Simpan Kontrak Kerja

Sebuah startup teknologi di Jakarta merekrut 12 karyawan dalam tiga bulan. Semua kontrak PKWT dicetak, ditandatangani, discan, dan disimpan di folder email HR. Setahun kemudian, salah satu karyawan mengajukan klaim ke Dinas Tenaga Kerja , ia berargumen bahwa kontraknya tidak sah karena tidak ada stempel perusahaan dan tanggal yang tertera berbeda dengan tanggal mulai kerja aktual. Kontrak yang dicetak? Tidak bisa ditemukan. Yang ada hanya scan dengan kualitas buram.

Skenario seperti ini lebih umum dari yang disadari , dan konsekuensinya bisa mahal. Sengketa hubungan industrial yang berujung ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI) membutuhkan waktu berbulan-bulan dan biaya yang tidak sedikit, belum lagi dampaknya ke reputasi perusahaan sebagai pemberi kerja.

Artikel ini membahas apa yang sebenarnya wajib ada dalam kontrak kerja karyawan berdasarkan regulasi 2025–2026, perbedaan PKWT dan PKWTT yang sering salah dipahami, dan mengapa pengelolaan kontrak kerja digital dengan TTE Tersertifikasi bukan hanya efisiensi , tapi perlindungan hukum yang konkret.

Perbedaan yang Salah Pilih Bisa Berujung Sengketa

Dua jenis kontrak kerja utama di Indonesia memiliki konsekuensi hukum yang sangat berbeda. Kesalahan memilih jenis kontrak , atau tidak memahami batasannya , adalah sumber sengketa paling umum di Pengadilan Hubungan Industrial.

Aspek	PKWT (Kontrak Waktu Tertentu)	PKWTT (Kontrak Waktu Tidak Tertentu)
Durasi	Maksimal 5 tahun termasuk perpanjangan dan pembaruan (PP No. 35/2021)	Tidak ada batas waktu , berlaku hingga PHK atau pengunduran diri
Jenis pekerjaan	Pekerjaan sementara, musiman, produk baru tahap percobaan, atau volume tidak menentu	Pekerjaan tetap dan berkelanjutan yang tidak bisa diselesaikan dalam waktu tertentu
Kompensasi berakhir	Uang Kompensasi sesuai masa kerja (bukan pesangon)	Pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak
Masa percobaan	Tidak diperbolehkan , PKWT tidak bisa disertai masa percobaan	Maksimal 3 bulan untuk karyawan baru
Wajib tertulis?	Ya , PKWT yang tidak tertulis dianggap menjadi PKWTT otomatis	Dianjurkan tertulis, tapi PKWTT lisan pun sah
Format dokumen	Wajib dalam bahasa Indonesia , jika bilingual, versi Indonesia yang berlaku secara hukum	Sama dengan PKWT

Satu hal yang sering tidak disadari perusahaan: PP No. 35 Tahun 2021 menegaskan bahwa PKWT yang melampaui batas waktu atau diberikan untuk pekerjaan yang seharusnya tetap akan otomatis berubah menjadi PKWTT demi hukum. Artinya, karyawan yang seharusnya berstatus kontrak tiba-tiba menjadi karyawan tetap dengan seluruh konsekuensi pesangon yang menyertainya , tanpa ada proses apapun, hanya karena perusahaan tidak mengikuti aturan PKWT dengan benar.

Klausul yang Wajib Ada dan Regulasi yang Mendasarinya

Setelah UU No. 6/2023 tentang Cipta Kerja dan peraturan turunannya berlaku, ada beberapa standar minimum yang tidak bisa dikurangi dalam kontrak kerja karyawan. Mengurangi hak karyawan di bawah standar ini , bahkan jika karyawan menyetujuinya , adalah pelanggaran hukum yang tidak sah:

Klausul	Dasar Hukum	Risiko Jika Tidak Ada
Identitas para pihak	UU No. 13/2003	Kontrak tidak bisa dijadikan bukti siapa pihak yang terikat
Jenis pekerjaan dan jabatan	UU No. 13/2003 Pasal 54	Sengketa soal lingkup tugas karyawan tidak bisa diselesaikan
Tempat kerja	PP No. 35/2021	Karyawan bisa menolak penempatan di lokasi yang tidak tertera
Besaran dan komponen upah	PP No. 36/2021 tentang Pengupahan	Pelanggaran upah minimum tidak bisa dibuktikan
Waktu kerja dan lembur	UU No. 13/2003 Pasal 77-85	Klaim lembur bisa tidak bisa dibantah jika tidak ada perjanjian tertulis
Hak dan kewajiban para pihak	UU No. 13/2003	Dasar sengketa PHI menjadi tidak jelas
Syarat berakhirnya kontrak (PKWT)	PP No. 35/2021 Pasal 5-8	PKWT yang tidak menyebutkan durasi dan cara berakhir dianggap PKWTT
Uang Kompensasi (untuk PKWT)	PP No. 35/2021 Pasal 17	Karyawan bisa menuntut kompensasi yang lebih besar dari yang dimaksud
Tanda tangan kedua pihak	KUHPerdata Pasal 1320	Kontrak tidak sah tanpa tanda tangan , TTE Tersertifikasi setara tanda tangan basah

Perhatikan terutama klausul Uang Kompensasi untuk PKWT , ini perubahan signifikan dari regulasi sebelumnya. Berdasarkan PP No. 35/2021 Pasal 17, karyawan PKWT berhak mendapat uang kompensasi saat kontrak berakhir, dihitung proporsional berdasarkan masa kerja. Perusahaan yang tidak mencantumkan klausul ini dalam kontrak , atau yang tidak membayarkannya saat kontrak berakhir , menghadapi risiko sanksi.

Mengapa Kontrak Kerja Manual Adalah Risiko Hukum yang Tidak Perlu Ditanggung

Kontrak kerja kertas yang disimpan di laci atau folder scan di email mengandung risiko yang sering baru disadari saat sudah ada masalah:

• Tidak ada bukti kapan kontrak benar-benar ditandatangani , tanggal di dokumen bisa diklaim dipalsukan atau tidak mencerminkan kenyataan
• Karyawan bisa menyangkal pernah menandatangani , tanda tangan basah yang discan tidak bisa diverifikasi keasliannya secara kriptografis tanpa uji forensik yang mahal
• Dokumen mudah hilang , kebakaran, banjir, atau sekadar kesalahan manusia menghapus file bisa menghilangkan bukti penting
• Pemalsuan relatif mudah , cap stempel, format dokumen, dan tanda tangan bisa direplikasi dengan kualitas printer modern
• Sulit dikelola untuk tim besar , 100 karyawan berarti 100 kontrak yang harus dicetak, ditandatangani, discan, dan diarsipkan secara manual

Yang lebih serius: menurut laporan dari blog Xignature, kasus pemalsuan dokumen PKWT sudah terjadi di Indonesia , digunakan sebagai bukti dalam sengketa PHK di Pengadilan Hubungan Industrial. TTE Tersertifikasi menutup celah ini karena setiap perubahan dokumen setelah penandatanganan langsung terdeteksi secara kriptografis.

Ini Posisi Hukumnya

Pertanyaan yang paling sering diajukan HR: apakah kontrak kerja yang ditandatangani secara digital sah secara hukum?

Jawabannya tegas: ya. Berdasarkan Pasal 11 UU ITE No. 11/2008 jo. No. 1/2024, TTE Tersertifikasi memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah , setara dengan tanda tangan basah. Ini dikonfirmasi oleh PP No. 71/2019 tentang PSTE yang mengatur standar teknis TTE Tersertifikasi.

Satu syarat yang tidak bisa dikompromikan: TTE yang digunakan harus dari PSrE (Penyelenggara Sertifikasi Elektronik) yang terdaftar dan diakui oleh Komdigi. Per April 2026, baru 23 PSrE yang mendapat izin resmi dari Komdigi. Menggunakan platform tanda tangan digital yang tidak menggunakan PSrE berizin bisa mengakibatkan kontrak kerja yang ditandatanganinya memiliki kekuatan hukum yang lebih lemah di pengadilan.

Satu hal yang perlu digarisbawahi: UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan menegaskan bahwa kontrak digital tidak boleh mengurangi hak-hak pekerja. Digitalisasi bentuk kontrak tidak mengubah substansi hak karyawan , upah minimum, cuti, pesangon, dan semua hak normatif tetap berlaku penuh.

Alur Onboarding Kontrak Kerja Digital yang Efisien

Untuk perusahaan yang ingin beralih ke kontrak kerja digital, berikut alur yang bisa diimplementasikan:

1. Siapkan Template Kontrak yang Terstandarisasi

Buat template PKWT dan PKWTT yang sudah mencakup semua klausul wajib sesuai regulasi terbaru. Template ini bisa disesuaikan per jabatan atau per departemen , bagian yang berbeda-beda (nama, jabatan, gaji) diisi secara otomatis dari sistem HRIS, sementara klausul standar tetap konsisten.

2. Generate dan Kirim ke Calon Karyawan via Sign & Request

Setelah template diisi data spesifik karyawan, dokumen PDF diunggah ke sistem dan dikirim ke calon karyawan via fitur Sign & Request Xignature. Calon karyawan mendapat notifikasi email berisi link untuk membaca dan menandatangani kontrak , dari perangkat apapun, kapan saja, dari mana saja. Tidak perlu hadir di kantor hanya untuk tanda tangan kontrak.

3. Pejabat HR atau Direksi Tanda Tangan sebagai Pihak Perusahaan

Dengan urutan penandatanganan yang bisa diatur, pejabat perusahaan bisa tanda tangan lebih dulu (sebelum dikirim ke karyawan) atau setelah karyawan menandatangani. Semua tanda tangan menggunakan TTE Tersertifikasi yang terikat ke identitas masing-masing penandatangan.

4. Kontrak Final Tersimpan Otomatis dan Bisa Diakses Semua Pihak

Setelah semua pihak menandatangani, dokumen final tersimpan di sistem dengan audit trail lengkap: siapa menandatangani, kapan, dari perangkat apa, dan IP address apa. Karyawan mendapat salinan dokumen final; HR punya arsip digital yang terorganisir dan bisa dicari kapan saja.

5. Untuk Volume Besar: Bulk Sign API

Bagi perusahaan yang merekrut ratusan karyawan sekaligus , misalnya perusahaan ritel yang membuka banyak gerai baru atau startup yang sedang dalam fase pertumbuhan cepat , fitur Bulk Sign API Xignature memungkinkan penandatanganan massal dokumen kontrak secara otomatis, terintegrasi langsung ke sistem HRIS perusahaan.

Perubahan Regulasi 2025 yang Perlu Diperhatikan Tim HR

Regulasi ketenagakerjaan terus bergerak. Berdasarkan panduan regulasi ketenagakerjaan 2026 dari Bipo Indonesia, ada beberapa perubahan yang perlu diperhatikan tim HR saat menyusun atau memperbarui kontrak kerja:

• PP No. 6/2025 tentang Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP) , memperbarui manfaat JKP yang menjadi hak karyawan yang di-PHK. Pastikan kontrak dan kebijakan PHK perusahaan sudah menyesuaikan
• Uang Kompensasi PKWT , kewajiban yang sering terlewat. Pastikan setiap PKWT mencantumkan klausul dan mekanisme pembayarannya saat kontrak berakhir
• Struktur dan Skala Upah (SUSU) , perusahaan wajib memiliki dan mengimplementasikan SUSU. Ini mempengaruhi komponen upah yang harus tertera dalam kontrak
• UU PDP yang berlaku penuh sejak Oktober 2024 , data karyawan dalam kontrak (nama, NIK, rekening bank) adalah data pribadi yang harus dikelola sesuai standar UU No. 27/2022 tentang PDP

Kontrak Kerja yang Kuat adalah Fondasi Hubungan Kerja yang Sehat

Kontrak kerja bukan sekadar formalitas yang harus diselesaikan di hari pertama kerja. Ia adalah dokumentasi kesepakatan yang akan menjadi rujukan setiap kali ada pertanyaan soal hak dan kewajiban , dan alat bukti yang menentukan posisi hukum perusahaan jika terjadi sengketa.

Perusahaan yang mengelola kontrak kerja dengan serius , menggunakan template yang sesuai regulasi, TTE yang sah secara hukum, dan sistem arsip yang terorganisir , tidak hanya melindungi diri dari risiko hukum. Mereka juga menunjukkan kepada karyawan bahwa hubungan kerja ini dibangun di atas dasar yang transparan dan profesional.

Mulai digitalisasi kontrak kerja karyawan dengan TTE Tersertifikasi di xignature.co.id/demo.

FAQ: Kontrak Kerja Karyawan Digital